Obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych dotyczy wyłącznie pracowników, których praca powoduje w ciągu zmiany roboczej wydatek energetyczny związany z wysiłkiem fizycznym powodującym określone w rozporządzeniu wydatki energetyczne oraz pracownikom wykonującym prace pod ziemią. Posiłki związane z dietą są świadczeniem zupełnie innego rodzaju.
Posiłku profilaktycznego, do zapewnienia którego pracodawca jest zobowiązany na podstawie art. 232 ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502, ze zm.), nie można traktować jako posiłku, o którym mowa w przepisach rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowych, gdyż oba świadczenia przysługują na podstawie różnych przepisów i mają różny charakter.
Obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych wprowadzono przepisem art. 232 Kodeksu pracy, którym postanowiono, iż: Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.
Szczegółowe zasady dotyczące składu posiłków, ich wymogów ilościowych oraz rodzajów stanowisk, na których należy zapewnić pracownikom posiłki, zostały określone w rozporządzeniu RM z 28..5.1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. Nr 60, poz. 279).
Obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych dotyczy pracowników, których praca powoduje w ciągu zmiany roboczej wydatek energetyczny związany z wysiłkiem fizycznym powodującym określone w rozporządzeniu wydatki energetyczne oraz pracownikom wykonującym prace pod ziemią. W myśl przepisu § 1 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów pracodawca zapewnia uprawnionym pracownikom nieodpłatnie takie posiłki w formie jednego dania gorącego. Posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw, po ok. 3 – 4 godzinach pracy, tak aby zrównoważyć wydatek energii zatrudnionego pracownika.
Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje oraz szczegółowe zasady ich wydawania, korzystania lub przyrządzania, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli u danego pracodawcy takowe organizacje nie działają, pracodawca ustala wykaz stanowisk, na których zatrudnionym pracownikom będą przysługiwać profilaktyczne napoje i posiłki, po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.
Pracodawca ustalić powinien również zasady wydawania posiłków profilaktycznych i napojów, a następnie zamieścić te ustalenia w regulaminie pracy bądź innym akcie wewnątrzzakładowym.
Podróż służbowa – zmniejszenie diety o koszt bezpłatnego posiłku
U pracodawców spoza sfery budżetowej sposób rozliczania podróży służbowych może być regulowany w przepisach wewnętrznych. Jeśli pracodawca samodzielnie nie uregulował problematyki podróży służbowych, stosuje regulacje powołanego rozporządzenia.
Podstawowym świadczeniem przysługującym pracownikom z tytułu podróży służbowych na terenie kraju jest dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. W § 7 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej zawarto przepis pozwalający na zmniejszenie diety o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, iż każdy posiłek stanowi odpowiednio:
• Śniadanie – 25 % diety,
• Obiad – 50 % diety,
• Kolacja – 25 % diety,
Dieta nie przysługuje jednak w przypadku gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Dieta ma na celu pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w związku z podróżą służbową pracownika, natomiast posiłki profilaktyczne mają na celu zrównoważenie zwiększonego wydatku energetycznego poniesionego przez pracowników wykonujących prace określonego rodzaju albo w określonych warunkach.
Należy zatem stwierdzić, że posiłku profilaktycznego, do zapewnienia którego zobowiązuje się pracodawcę na podstawie art.232 Kodeksu pracy, w żaden sposób nie można traktować, jako posiłku, o którym ustawodawca mówi w przepisach rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowych.
Oba świadczenia przysługują pracownikom na podstawie różnych przepisów i mają rożny charakter, a z przepisów nie wynika możliwość zwolnienia pracodawcy z obowiązku zapewnienia posiłków regeneracyjnych w przypadku wypłaty diety związanej z podróżą służbową i odwrotnie.